Para un autónomo en España, saber qué gastos puede deducir es una de las diferencias entre pagar mucho IRPF e IVA, o pagar lo que realmente corresponde. Y la regla no es complicada en el fondo: los gastos deducibles son los que están directamente relacionados con la actividad económica, debidamente justificados, y registrados en la contabilidad.
La regla básica: relación con la actividad
Un gasto es deducible si es necesario para obtener los ingresos. Eso significa que Hacienda puede pedirte que justifiques la conexión entre cada gasto y tu actividad si te hace una inspección. Lo que no tiene relación con tu actividad, aunque sea legal y razonable, no se puede deducir.
Además del criterio de necesidad, hay tres requisitos formales: estar registrado en los libros contables del autónomo, tener factura legal a nombre del autónomo (no un ticket simple en la mayoría de casos), y estar pagado a través de medios trazables (transferencia, tarjeta, no efectivo si supera ciertos importes).
Gastos típicamente deducibles
Gastos de personal
Si tienes empleados, los salarios brutos y las cotizaciones a la Seguridad Social que paga la empresa son deducibles íntegramente. También las indemnizaciones, dietas, formación, y los seguros sociales de los trabajadores. Lo que no son deducibles son los pagos a familiares directos que no estén dados de alta como trabajadores con todos los requisitos legales.
Cotizaciones del propio autónomo
La cuota de autónomo mensual que pagas a la Seguridad Social es deducible íntegramente como gasto. Es uno de los gastos más cuantitativamente importantes para muchos autónomos.
Alquiler de local o coworking
Si alquilas un local exclusivo para tu actividad, el alquiler es totalmente deducible. Si trabajas desde casa, puedes deducir un porcentaje proporcional de los gastos de la vivienda (alquiler, luz, agua, internet) según el espacio destinado a la actividad. La norma admite hasta un 30% de los suministros, pero hay que comunicar a Hacienda los metros cuadrados destinados a la actividad mediante el modelo correspondiente.
Material, herramientas y equipos
Ordenadores, móvil, herramientas profesionales, mobiliario de oficina, software, suscripciones a herramientas online. Todo lo necesario para la actividad es deducible. Si el equipo cuesta más de 300 euros y se usa más de un año, técnicamente hay que amortizarlo a lo largo de varios años en lugar de deducirlo todo en el año de compra.
Gastos de transporte y vehículo
Aquí hay matices importantes. El transporte público para desplazamientos profesionales es deducible. El uso del coche particular para la actividad solo es deducible al 50% en general, y al 100% solo si el vehículo está afecto exclusivamente a la actividad (cosa difícil de demostrar salvo en casos como taxis, comerciales con coche específico, etc.).
Comidas de trabajo
Las comidas con clientes o proveedores son deducibles si están justificadas por la actividad, no son excesivas, y se pagan con tarjeta o transferencia. El límite admitido sin justificación adicional es relativamente bajo. Hacienda revisa con lupa este apartado en inspecciones.
Gastos que mucha gente cree deducibles pero no lo son
- Ropa de trabajo común: trajes, zapatos, camisas no son deducibles salvo que sean uniformes con logotipo de la empresa o equipos de protección específicos.
- Cuotas de gimnasio o gastos de salud personales no relacionados con la actividad.
- Multas y sanciones de cualquier tipo. Las sanciones nunca son deducibles, ni las administrativas ni las de tráfico.
- Gastos de cónyuge o hijos sin alta como trabajadores.
- Comidas habituales sin relación con clientes o desplazamientos profesionales.
El IVA soportado también se deduce
Además del IRPF, un autónomo que repercute IVA puede deducir el IVA soportado en los gastos relacionados con la actividad. Cada trimestre se liquida la diferencia entre IVA repercutido (lo que has cobrado) e IVA soportado (lo que has pagado) y se ingresa o devuelve la diferencia.
Hay gastos donde el IVA solo se deduce parcialmente. El IVA del coche particular usado para la actividad es deducible al 50%. Los gastos de comidas y desplazamientos tienen reglas específicas. Y para algunas actividades exentas de IVA (formación reglada, sanitarias) no se puede deducir el IVA soportado.
Fuentes: Ley 35/2006 del IRPF, Ley 37/1992 del IVA, Agencia Tributaria.
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